Tag 18: So strukturierst und ordnest du Aufgaben und Team-Projekte mit Trello

Herzlich Willkommen zum 18. Türchen des AdvenTOOLender. Heute geht um die Themen Projekt-Management und das übersichtliche Strukturieren von Aufgaben. Deshalb möchte ich dir das Tool „Trello“ zeigen. Was das kann, wie das aussieht und funktioniert, erfährst du in diesem Artikel. Ganz viel Spaß dabei 🙂

Beispiel: Spieleentwicklung („WAKE“)

So sieht das Trello-Board für unser Spiel „WAKE“ aus. Foto 1: Screenshot

Als Beispiel habe ich dir das Trello-Board von unserem 2D-Puzzle-Game „WAKE“ mitgebracht. In einem fünfköpfigen Team haben wir ein Jahr daran gearbeitet. Android-User können es mittlerweile im Google Play-Store kostenlos herunterladen. Wir hatten unterschiedliche Bereiche, zum Beispiel Programmierung, Design und Marketing. Dementsprechend anders farbig wurden die Trello-Board-Karten markiert. Dunkelblau ist beispielsweise Programmierung, Rosa Marketing. Die Aufgaben sind unterschiedlichen Personen zugeordnet. Die habe ich mit den schwarzen Kreisen zensiert, da ich nicht wusste, ob die Teamkollegen gezeigt werden möchten.

Eigentlich sind alle Aufgaben schon in der „Abgeschlossen“-Liste. Um dir das Ganze besser zeigen zu können, habe ich die Karten noch einmal in andere Listen verschoben. Denn das geht ganz einfach: Du kannst Aufgaben via „Drag and Drop“ in die Listen verschieben. Dabei arbeitest du mit der Kanban-Methode (siehe unten beim Exkurs). Dadurch wird der Fortschritt des Projekts sichtbar. Genauso gut kannst du erkennen, an welchen Stellen es noch hakt und nichts passiert. In unserem Beispiel sind die Listen aus deinen Augen vielleicht umständlich/komisch benannt. Implementierung und Testing sind typische Begriffe in der Spieleentwicklung. Sie zeigen einen gewissen Fortschritt an. Du kannst das gleich ganz klassisch nach der Kanban-Methode machen und deine Listen zum Beispiel: „To do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ nennen.

Geeignete Themen

Sobald du größere Projekte hast, die zum Beispiel über einen längeren Zeitraum andauern, viele Aufgaben anfallen und/oder mehrere Personen involviert sind, lässt sich Trello super nutzen. Um dir mal ein paar Beispiele von mir neben WAKE zu nennen: Wir hatten bei der Organisation der Game-Konferenz ADD ON ein Trello-Board, ich habe mir auch eins für meine Master-Arbeit angelegt.

Außerdem könnte ich mir diese Szenarien gut vorstellen (du kannst da natürlich noch viel kreativer werden):

  • Größere, journalistische Projekte und Filmproduktionen
  • Deine generelle To do-Liste (dann zum Beispiel mit Kategorien, wie Zeitnah, Bald, Zukünftig, In Arbeit, Erledigt, Verworfen)
  • Lehrer-Unterrichts-Management (die Kategorien sind dann zum Beispiel: Klasse 6a, Klasse 8c, Klasse 9b, In Arbeit, Erledigt, Weitere Ideen)

Ungeeignete Themen

Sobald deine Projekte nur eine Aufgabe haben oder recht klein sind, brauchst du kein eigenes Trello-Board dafür anlegen. Da tut es eine To do-Liste mit den drei, vier Aufgaben drauf auch.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung

So kannst du dein eigenes Trello-Board erstellen:

1.) Geh auf die Homepage von Trello. Klicke oben rechts auf „Registrieren“. Melde dich entweder mit deiner E-Mail-Adresse oder deinem Google-Account an. Ich habe mir ein eigenes Konto erstellt. Das Ganze ist kostenlos, in dieser Variante kannst du insgesamt 10 Trello-Boards erstellen. Es gibt auch eine kostenpflichtige Option.

2.) Wenn du schon häufiger Trello genutzt hast, siehst du dann eine Übersicht mit all deinen Trello-Boards und Teams, mit denen du gemeinsam dort verknüpft bist. Du kannst mit mehren Mitgliedern ein Team bilden und alle dann gemeinsam auf die Boards zugreifen.

3.) Erstelle jetzt ein neues Trello-Board. Klicke dafür oben rechts auf das Plus-Zeichen und wähle dort „Board erstellen“. Du könntest dort auch dein Team oder ein Business-Team (Bezahlvariante) erstellen. Wenn du darauf geklickt hast, kommt diese Übersicht:

Erstelle hier dein Trello-Board. Foto 2: Screenshot

4.) Trage den Titel ein. Gib deinem Board eine Hintergrundfarbe (siehe rechte Seite). Du könntest ein Team hinzufügen, das kannst du aber auch noch nachträglich machen. Die Privatsphäre kann privat oder öffentlich sein. Da du das Ganze ja vielleicht nur für dich oder dein Team machen willst, solltest du es auf privat stehen lassen. Sobald du fertig bist, klicke auf „Neues Board erstellen“.

5.) Dann öffnet sich dein Trello-Board. Es ist leer und sieht je nach deinen Einstellungen etwas so aus:

So sieht dein leeres Trello-Board aus. Foto 3: Screenshot

6.) Lege jetzt deine Kanban-Listen an. Insgesamt vier Stück sollten es werden: „To do“, „In Arbeit“, „Erledigt“ und „Verworfen“. Du kannst sie natürlich auch ganz anders benennen. Die sind bis auf „Verworfen“ Teil der Kanban-Methode (siehe unten). Wieso ich dir trotzdem „Verworfen“ vorschlage? Wir haben gemerkt, dass es gut ist, eine Liste mit schon ein mal überlegten Aufgaben/Ideen zu haben, um sich später daran zu erinnern.

Klicke also auf „Eine Liste hinzufügen“. Trage als ersten Titel „To do“ ein und bestätige die Liste. Mache das Ganze mit den anderen dreien dann auch.

Du hast jetzt vier Listen nach der Kanban-Methode. Foto 4: Screenshot

7.) Jetzt solltest du die einzelnen Aufgaben eintragen. Klicke in der „To do“-Liste auf „Eine Karte hinzufügen“. Trage dann die erste Aufgabe ein und bestätige diese. Dadurch befindet sie sich in der Liste. Via „Drag and Drop“ kannst du sie verschieben. Du kannst aber auch auf sie klicken. Dann öffnet sich ein Fenster (siehe Foto 5). Dort kannst du noch mehr Einstellungen bezüglich der Aufgabe treffen.

Du kannst einige Einstellungen bezüglich deiner Aufgabe treffen. Foto 5: Screenshot

8.) Du könntest der Aufgabe jetzt eine Person zuteilen, damit klar ist welche Person(en) das machen sollen (siehe rechts Mitglieder). Sinnvoll ist es auch mit den Labels zu arbeiten. Das sind die unterschiedlichen Farben, die du oben im Beispiel gesehen hast. So bekommt die Programmierung, das Design und das Marketing jeweils eine andere Farbe. Jede Aufgabe bekommt dann die entsprechende Farbe des Bereichs zu dem sie gehört. Dann wird in den Listen sofort ersichtlich, aus welchen Ressort noch Aufgaben erledigt werden müssen. Gerade für die Ressortleiter ist das ein guter Anhaltspunkt und eine wichtige Übersicht.

Du kannst der Aufgabe auch Checklisten hinzufügen. Das macht Sinn, wenn sich die Aufgaben in weitere kleine Aufgaben aufteilen lässt. Zum Beispiel soll jemand im Team ein Plakat erstellen. Dann könnten die Unteraufgaben, die in der Checkliste stehen, sein: Konzept entwerfen, mehrere Entwürfe anfertigen, mit Team besprechen, Angebote bei Druckerei einholen, XY-Stückzahl des Plakats drucken lassen. Die Aufgabe an sich ist immer noch das Plakat zu erstellen. Sie liegt vermutlich länger im Bereich „In Arbeit“. Durch diese Checklisten-Punkte, die abgehakt werden können, lässt sich sehen, in welchem Stadium die Aufgabe neben „In Arbeit“ ist.

Den Aufgaben könntest du auch zeitliche Fristen setzen, Dokumente anhängen oder auch die Aufgabe kommentieren. Jedes Teammitglied könnte also seine Hinweise zur Aufgabe oder bereits vorhandenes Material hinzufügen. Ein wichtiger Sammelort für Infos, die der Bearbeiter der Aufgabe dann alle an einem Ort hat und sie dann direkt nutzen kann.

9.) So verfährst du jetzt die gesamte Zeit. Füge Aufgaben in deine Listen ein und ergänze sie um die entsprechenden Zusatzinfos. Solltest du fertig sein, kannst du unter „Einladen“ Personen zu deinem Trello-Board hinzufügen. Du kannst es aber auch für dein Team freigeben. Jeder kann jetzt an seinen Aufgaben arbeiten, neue Aufgaben hinzufügen und sie auf dem Board verschieben.

Kleiner Tipp: Mache deinen Teammitgliedern bewusst, wie wichtig es ist, dass jeder regelmäßig das Trello-Board nutzt und updatet. Integriere es in eure Meetings, so dass ihr auch da die Aufgaben durchgeht und gemeinsam verschiebt, falls noch nicht geschehen. Ganz viel Erfolg mit deinen Projekten! 🙂

Exkurs: Was ist die Kanban-Methode?

Bei Kanban geht es darum, deine Arbeit effizienter zu gestalten. Zur Methode an sich gehören im klassischen Sinne die Spalten mit „To do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Für einen weiteren Einblick, möchte ich dir gerne die Definition und Geschichte der Kanban-Methode weitergeben; und zwar handelt es sich dabei um einen kleinen Ausschnitt aus dem Glossar von Projektmanagement-Definitionen:

Ursprünglich ist Kanban eine Methode aus der Produktionsprozesssteuerung, die vom japanischen Automobilbauer Toyota in den 1950er Jahren entwickelt worden war. […]

Ziel ist es, schnellere Durchlaufzeiten zu erreichen. Im Lauf der Zeit wurde Kanban ein effizientes Werkzeug in einer Vielzahl von Produktionssystemen.

David Anderson hat das Konzept 2007 auf die IT übertragen und so den Weg geebnet, nicht nur Produktionsprozesse, sondern auch Projekte mit Hilfe von Kanban schneller und effizienter zu machen.

Kanban hilft dabei, den Fluss der Arbeit zu visualisieren. Im klassischen Modell gibt es drei Spalten:

  • To Do: In die Spalte ganz links werden die Aufgaben eingeordnet, die noch nicht begonnene Tätigkeiten bezeichnen.
  • In Progress: Wird mit der Bearbeitung einer Aufgabe begonnen, so wird sie in die mittlere Spalte verschoben.
  • Done: Sobald die Aufgabe erledigt ist, wandert sie in die rechte Spalte mit den erledigten Arbeitspaketen.

Worauf der Glossar ebenfalls aufmerksam macht: Anhand der Aufgaben und in welchen Spalten und somit Stadien sie sich befinden, lässt sich erkennen, wo es hakt. Also wo die Aufgaben gerade festhängen und es nicht weitergeht. Das kann zum Beispiel daran liegen, dass einer Person zu viele Aufgaben gegeben wurden. Dann sollten die Aufgaben, falls möglich, anders verteilt oder der Zeitplan angepasst werden. Auf jeden Fall kannst du mit dieser Information dann besser weiterarbeiten, da du sie dank Kanban frühzeitig herausfinden konntest.

Weitere Beispiele und Impulse

Ich möchte dir noch diese Anregungen und Kommentare von Twitter-Nutzern mitgeben. Ich hoffe, dass sie dir weitere Impulse mitgeben.


Du hast noch Fragen zu Trello, Feedback zum AdvenTOOLender oder ein bestimmtes Tool, das ich neben der Adventskalender-Aktion Schritt-für-Schritt erklären soll? Immer her damit! Entweder als Kommentar unter diesen Blog-Eintrag, per E-Mail (johanna.daher@gmx.de), via Kontaktformular oder über die sozialen Kanäle.

Quelle Beitragsbild: Screenshot

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